Sealport 上手指南
七节课，从注册走到发出第一单
Sealport 帮外贸业务员和 SOHO 做三件事：快速做出体面的报价单、 给客户一条免登录就能看和确认的链接、把订单进度和文件放在同一条链接里跟到底。 没用过任何报价工具也没关系——跟着下面一课一课做，第一张报价今天就能发出去。
第 1 课
发出你的第一张报价
从注册到把一条专业的报价链接发进客户的 WhatsApp，全程在手机上就能完成。
- 1
注册账号。
位置：sealport.co/app → 注册
填邮箱、密码（至少 8 位）、公司名（可以先空着）。提交后去邮箱收 6 位验证码填入——没收到就翻垃圾箱，发件人是 Sealport（sealport@rich-bee.com）。
2026 年 12 月中旬前免费，不用绑卡。
- 2
给门面补两笔：公司名和 Logo。
位置：我的 → 公司信息与抬头
这两样会印在报价单抬头和客户打开的页面上。现在跳过也行，发送前补上就好。
顺手把 WhatsApp 和邮箱也填了——客户页会多出「Chat on WhatsApp」按钮，客户一键就能找到你。
- 3
新建报价。
位置：底部「报价」（电脑上在顶部导航）→ 新建报价
一张空白报价单，编号 Q-000001 已经自动排好。标题改成客户认得出的名字，比如「Stainless Steel Bottles - July」。
- 4
添加产品行。
位置：明细 → 添加一行
填产品名、数量、单价，点「添加」，底部合计立刻更新。展开这一行还能传图、写规格、加 MOQ / 材质 / HS编码这些字段——客户看得到；「内部成本 / 工厂」只有你自己看得见。
产品多的话不用一行行敲：从 Excel 复制后点「粘贴导入」，或用 AI 导入整份老报价单（见进阶）。
- 5
填三条关键条款。
位置：条款（整单信息）→ 点快捷按钮
贸易条款（选 FOB/CIF 再填港口）、付款方式、交期——客户第一眼就找这三样。装运港、目的港、发运方式也有现成按钮。
条款名会自动转成英文印给客户（贸易条款 → Incoterms）；内容建议直接写英文，写中文的话页面会提醒你。
- 6
发送前先看一眼客户视角。
位置：发送与链接 → 预览客户视图
新标签打开的就是客户将看到的页面，顶部有黑色「预览模式」条。预览不算打开次数，随便看。
- 7
发送并生成链接。
位置：发送与链接 → 发送并生成链接
填一下这条链接发给谁（只显示在你的提醒里），点「生成链接」。弹窗里有链接和一段配好的英文 WhatsApp 文案。
链接地址只显示这一次——当场点「复制」发给客户；忘了复制也不怕，撤销后重新生成一条就行。
- 8
把链接粘进 WhatsApp 发出去。
完成。客户点开免登录、免安装，直接看到报价。他一打开，你的首页动态和群机器人（配置后）都会提醒你。
第 2 课
客户那边发生了什么
知道客户打开链接后看到什么、能做什么，你又会在哪里收到信号。
- 1
客户打开链接。
一页干净的英文报价：你的公司名和 Logo 在最上面，接着是产品、条款、合计，底部是确认区——客户填上自己的名字，点「Confirm this quotation」。手机、电脑、微信里都能开。
- 2
你收到「客户打开了链接」。
位置：首页 → 最近动态
每条链接的打开次数和最后访问时间也在报价的发送区里，点「刷新打开状态」随时看最新。
- 3
客户填名字、点确认。
客户页变成绿色「Confirmed by 客户名」，带确认编号和内容指纹；你这边报价状态变「已确认」并显示确认人，留下姓名、时间、IP、内容哈希四样凭证——链接就算被转发，也知道是谁确认的。
客户不确认也能在页面下方给你留言（比如砍价、问交期），留言会出现在你的首页动态里。
- 4
客户还能自己下载 PDF。
客户页顶部有「Download PDF」，拿到的就是带你抬头的报价单，转给他的老板或采购部都体面。
第 3 课
确认之后：转订单、收定金
把确认的报价一键升级成订单，开出 PI，把定金记上账。
- 1
一键转订单。
位置：已确认的报价 → 转为订单
订单自动建好：客户和标题继承过来，报价 PDF 挂进「订单确认」阶段，跟单链接同时生成（弹窗里复制发给客户，客户从此在同一条链接看进度）。
条款里写了「30% deposit」这类付款约定的话，待收定金和尾款会按比例自动预建好，金额可改。
- 2
需要 PI 就导一份。
位置：报价 → 导出 → 形式发票 PI
PI 带大写金额、银行收款信息和双方签字栏。银行信息没填的话导出前会有橙字提醒——去「我的 → 银行收款信息」补全，客户才能照单打款。
商业发票、装箱单这些出货单据在第 5 课的「开单据」里出，那边会先帮你检查缺什么。
- 3
收到定金，记上账。
位置：订单 → 收款台账 → 加一笔 / 点状态确认收款
每笔款项记金额和状态，收到后点「确认收款」可补录实际到账日；应收进度条一目了然。钱的事默认只有你自己看得见，打开「客户可见」客户也只看到金额与状态。
客户转完账可以在他的页面上传水单，你这边确认核对后再标已收——凭证都留在系统里。
第 4 课
跟单到交付
生产、验货、发运的每一步，拍照上传、点点圆圈，客户自己看进度，你少回一半消息。
- 1
推进阶段。
位置：订单 → 进度 → 点阶段左侧的圆圈
订单自带 6 个阶段（订单确认 → 定金 → 生产中 → 验货装箱 → 已发运 → 交付完成）。点一下圆圈：未开始 → 进行中 → 已完成。客户页顶部会用大字显示当前阶段（如 SHIPPED · Stage 5 of 6），时间线同步变化。
阶段可以增删改排序，适配你自己的流程。
- 2
生产照片随手传。
位置：展开阶段 → 照片流 → 批量传照片
照片上传即对客户可见，客户自己刷页面就能看到车间进展——不用一张张微信发。
- 3
正式文件先上传、后发布。
位置：展开阶段 → 文件池
每个阶段挂着该备的文件（PI、装箱单、提单……）。上传后是「待发布」，你核对无误点「发布给客户」客户才看得到——发错版本有反悔的机会。
- 4
发货后记单号。
位置：订单 → 物流追踪 → 加单号
快递单号、柜号记进去，打开「客户可见」后客户页出现单号和「Track →」按钮，直接跳 17TRACK 查轨迹。
- 5
交付完成，归档。
位置：订单 → 订单状态 → 已完成 / 已归档
旧单多了可以在订单列表点「批量」，勾选后一次归档；归档的单在筛选「已归档」里随时找回。
第 5 课
开客户要的正式单据
商业发票、装箱单、出货通知、对账单——选订单、选单据，缺什么当场补，几分钟出一份带你抬头和印章的英文正式单据。
- 1
先把印章和签字传上去（一次就够，以后每张单据自动带）。
位置：我的 → 单据与收款 → 公司印章与签字
传一张公司印章（建议透明底 PNG，白底会挡住单据上的字，不超过 256KB）和一张授权签字。之后形式发票 PI、商业发票 CI、装箱单 PL 的签署区会自动带上签字，印章微微倾斜压住签字线，跟真盖上去一样。
用章合规请自行把关：图片由你自己上传、用途自负，平台只负责把它印在单据上。
- 2
进「开单据」。
位置：首页 → 快捷操作 → 开单据（订单列表顶部也有「开单据」；在某张订单里则是「生成单据 → 按单据逐张检查再开」）
一个三步的小工作台：选订单 → 选单据 → 看这张单还缺什么。全程不用离开这一屏。
- 3
选订单，再选单据。
单据按用途分组：出货类（商业发票 CI / 装箱单 PL / 形式发票 PI / 样品 PI）、出货通知类（Shipping Advice）、收款类（收款对账单 Statement）、声明类（无木质包装声明 Non-Wood）。每张下面都写着「客户拿它干嘛用」，不确定该开哪张就照着挑。
已经存进这张订单的单据会标出「已存待发布」或「已发布给客户」，不会重复开了自己都不知道。
- 4
缺什么就地补。
选定单据后立刻算出这张单还缺什么——客户的详细地址和税号、发票号、合同号、船名航次、提单号、唛头、箱数毛净重体积……缺的就在这一屏填完保存，不用被赶去别的页面再找回来。填过一次的字段，以后开这张订单的别的单据会自动带出来。
只有「没有商品明细」是硬前置（订单不是从报价转过来的时候会遇到）；其余缺项都不拦你，只是单据上对应的位置会空着。
- 5
下载 PDF，或者存进订单文件池。
「下载 PDF」当场拿走，微信、邮件发给客户都行；「存入订单文件池」把它挂进这张订单的对应位置，跟客户的跟单链接连在一起。
存进去的状态是「待发布」——客户还看不到。同一个位置再存一次会先问你一句，替换掉的那份找不回来。
- 6
回订单点「发布」，客户才看得到。
位置：订单 → 进度 → 对应阶段的文件池 → 发布给客户
发布之后客户打开跟单链接就能下载这份单据。发布永远是你在订单里的人工动作——这样发错版本还有反悔的机会。
第 6 课
要改价、发错了怎么办
改价、撤回、作废、撤销链接——每种情况都有一条正路，而且客户那边始终体面。
- 1
还没确认，要改内容：撤回修改。
位置：编辑器 → 发送与链接 → 撤回修改（在这一区最下面）
点了会先问你一句，确认后报价退回草稿随便改；客户此时打开链接会看到「卖家正在更新」的提示页。改完点「完成修改，恢复发送」，还是原来那条链接，不用重发。
- 2
要调价、要重报：再次报价（出新版本）。
位置：编辑器头部的主按钮「再次报价（出 Rev.N 新版本）」——已确认还没转订单时，主位让给「转为订单」，它退到右边
点击前会弹一个确认框，讲清客户那边立刻会发生什么：客户手上的旧链接会挂出「已有新版本」的提示（还没确认的客户会被劝停确认）。确认后生成 Rev.2 新草稿，单号不变（Q-000001 Rev.2），改好发新链接。客户的旧确认页保留作凭证，不会按旧价打款。
只是想把同样的内容再发一次？那不用开新版本——用「发送与链接」里的「链接丢了？重新生成」。误点了也能撤：这张新草稿只要还没生成过客户链接，拉到编辑器最下面点「删除草稿」，客户那句提示会自动收回。
- 3
这单不做了：作废。
位置：报价 → 作废这张报价
客户打开链接看到「已不可用」，你的单据留档。
- 4
链接落到不该看的人手里：撤销；链接弄丢了：重新生成。
位置：发送与链接 → 链接卡上「链接丢了？重新生成」；撤销在「更多」里
撤销后旧链接立刻打不开（对方只看到 404 和「向卖家要新链接」的提示）；「重新生成」=旧链接立即失效 + 新链接生成，一步到位，记得把新链接发给客户。
给不同的人可以各发一条「收件人链接」，谁看过、谁没看，分得清清楚楚，也能只撤某一个人的。
第 7 课
把产品摆上货架（商城）
像货架一样把产品陈列成分区，发一条链接让客户自选提交意向。
- 1
建一个分区。
位置：底部「商城」→ 新建分区
分区就是一个货架主题，比如「Water Bottles 2026」。
- 2
往分区里加产品。
位置：分区 → 添加产品 / AI 导入
每个产品有图、名称、价格、单位、自定义字段——和报价行一个逻辑。老报价单可以整份 AI 导入直接变货架。
展开产品卡还有「产品图集」：最多 12 张图 + 3 段视频，客户在商城页可以翻着看，比一张主图有说服力。
- 3
产品多就建几个分类。
位置：分区 → 右侧「分类」→ 新建分类（分类下还能加子分类）
给产品归好类后，客户打开链接会按分类分组浏览，顶部一排分类名点了直接跳过去；你自己的产品列表也按同样的顺序分组。
分类名英文给客户看（必填），中文自己看（选填）——和分区名一个规矩。删除分类不会删产品，产品会回到「未分类」。
- 4
给分区配个门面（选填）。
位置：分区 → 右侧「封面与宣传图集」
封面图会显示在客户链接页最上方和微信分享卡片上；宣传图集是标题下方的一排横滑图/视频。
- 5
生成分区链接发给客户。
位置：分区 → 生成客户链接（发之前可以点「预览客户视图」看一眼）
客户打开是一页英文产品目录，勾选想要的产品和数量，点「Submit selection」提交。
- 6
把客户的选品变成报价。
位置：商城 → 客户选品 → 按此生成报价
客户提交的选品（含提交时刻的价格快照）一键转成报价草稿，接着走第 1 课的发送流程。
报价单也能切成「选品加购」，让客户在报价里直接勾选想要的产品——展示模式里切换。
进阶
进阶功能：AI 导入、群机器人等
七节课跑通主流程之后，这些功能各自省一类时间，用到哪个配哪个。
AI 导入老报价单
位置：报价 → 导入报价单（或首页快捷操作）
把 Excel / PDF / 截图粘贴的老报价单丢给 AI，自动解析成报价行，逐行核对后一键建单。几十行的单子最能省时间。
PDF 建议只传要报价的那几页。行数多的表 AI 会自动分批读，几十行、每行还带一长串参数的表跑两三分钟是正常的，等进度条走完就行。要是提示一次读不完，把表拆成两半分别上传（比如先传前 30 行，再传剩下的）。平台自带额度每天 10 次，用自己的 API Key 不限次（我的 → AI 设置）。
AI 译英
位置：报价编辑器 → 标题旁 / 每行展开后的「AI 译英」
中文写的品名、规格、自定义字段一键翻成商务英语，翻完你确认了才保存。客户单据是英文版式，中文内容会原样印出去——导出前系统也会提醒你哪里还有中文。
更多抬头与收款账户
位置：我的 → 公司信息与抬头（或银行收款信息）→ 页面底部「更多抬头与收款账户」
有多个公司主体、或者不同客户走不同收款账户？在这里各存一套抬头 + 银行信息，做报价、开单据时选用哪套，单据上就印哪套（连资质注册号也跟着这套走）。不选就用默认的那套，也就是「我的」里填的公司信息与银行收款信息。
公司资质
位置：我的 → 公司资质
成立年份、主营产品、注册号三个选填字段——填了会以一行小字出现在客户页页脚，给第一次打交道的客户一点底气。
展示图集
位置：我的 → 展示图集
公司、车间、展会的照片和视频传成一组，客户页上有地方展示，比纯文字自证有用。产品自己的多图多视频在商城的「产品图集」里。
群机器人提醒
位置：我的 → 通知机器人
选飞书 / 企业微信 / 钉钉，把群机器人的 webhook 地址粘进来，点「发送测试消息」验证。之后客户打开链接、确认报价、提交选品、上传水单，群里实时收到提醒。
每日跟单摘要
位置：我的 → 通知机器人 → 每日摘要开关
每天早上 8 点，把过去 24 小时的动态（谁打开了、谁确认了、该收的款）汇总成一条消息发进群，当天该跟谁一目了然。
批量归档
位置：订单列表 → 批量
勾选多张已完结的订单一次归档，列表清爽；筛选「已归档」随时找回。
客户搜索与档案
位置：我的 → 客户管理
按名字 / 公司 / 邮箱即搜即得；点开客户能看到他名下全部报价、订单和待收款。
示例数据
位置：首页（新账号）→ 载入示例数据体验
一键灌入一套演示报价、订单和商城，点着看看整个产品长什么样，看完一键清除，不影响真实数据。
找买家（按单匹配）
位置：首页 → 找买家
手上没客户？填一张吩咐单（做什么产品、想找哪国买家），我们按单帮你匹配海外买家线索，成品直接进你的账号。详情和收费在页面里写清楚了。
FAQ
常见问题
客户说链接打不开？
按顺序查三样：这条链接是否被你撤销或作废重发过（发送区能看到「已撤销」）；报价是否正在「撤回修改」中（恢复发送即可）；都正常的话多半是客户网络问题，让他换个网络重试。你自己用「预览客户视图」可以随时确认页面是好的。
注册收不到验证码？
先翻垃圾箱——发件人是 Sealport（sealport@rich-bee.com）。1 小时内多次获取会触发保护性限制，等一会再试。还不行发邮件到 hello@rich-bee.com 人工处理。
PDF 导出失败？
错误页会写明原因和怎么办：多数是渲染服务忙，等半分钟再点一次；单据里行图太多太大的话删减几张。反复失败把错误码发给我们。
客户要商业发票、装箱单，我得自己另外做吗？
不用。订单里点「开单据」（首页快捷操作里也有），选这张订单、选要开的单据，系统按订单明细和你填的单据信息出一份全英文正式单据——商业发票 CI、装箱单 PL、形式发票 PI、出货通知、收款对账单、无木质包装声明都有。开之前会先告诉你还缺什么（比如客户地址税号、发票号、船名航次），缺的就在那一屏补。第 5 课有完整走法。
单据上能盖章、有签字吗？
能。去「我的 → 公司印章与签字」各传一张图（印章建议用透明底 PNG），之后开出来的 PI、商业发票、装箱单签署区就自动带上签字和盖章。印章与签字图由你自己上传、用途自负，用章合规请自行确认。
单据存进订单了，客户怎么看不到？
存进文件池的单据状态是「待发布」——这是故意的，给你一次核对的机会。去订单对应阶段的文件池点「发布给客户」，客户打开跟单链接就能下载。替换过的文件也会退回待发布，记得重新点一次发布。
中文会不会漏给客户？
条款名、状态词、单位（个 → pcs）、物流标签这些系统会自动转成英文；你自己填的产品名、规格等自由文本保持原样——含中文时发送和导出前都会提醒你，可以用 AI 译英一键处理。
客户能看到我的成本吗？
看不到。内部成本、工厂名、内部备注这三样在系统底层就和客户页隔离，任何链接、PDF、Excel 都带不出去；整行也可以设为「客户不可见」。
报价发出去还能改吗？
能，分两种：只是发错了想改、客户还没确认——「发送与链接」里点「撤回修改」，改完恢复发送，还是同一条链接；要调价重报——用编辑器头部的「再次报价（出 Rev.N 新版本）」出 Rev.2，旧确认页保留作凭证。第 6 课有完整走法。
确认留痕有什么用？
客户确认时填的姓名、确认时间、IP、当时页面内容的哈希指纹都会存档，双方各持凭证。后面对「当时说好的价」有分歧时，这就是证据——链接被转发过也知道是谁确认的。
手机上能用吗？微信里呢？
卖家端整个就是按手机优先做的，加阶段传照片都是拇指操作；客户链接在微信内置浏览器也能打开，文件打不开时页面会提示客户用浏览器打开。
我的数据安全吗？
密码只存加密哈希，链接凭 256 位随机码访问且库里只存哈希；平台每周冷备份、数据库支持 30 天时间点恢复。详见「服务条款与隐私说明」。
收费吗？
2026 年 12 月中旬前全部功能免费、不用绑卡；12 月中旬起正式收费。开收前会提前 30 天在产品内通知，价格和老用户安排到时一并说清。
附录
功能速查
想不起某个按钮在哪时查这张表。按页面分组，一行一条。
首页
报价
订单
单据（开单据工作台）
商城
我的
客户那边（免登录链接）